Ewa Krok
Instytut Informatyki w Zarządzaniu
Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania
Uniwersytet Szczeciński

Rejestracja czasu pracy i sposobu jego wykorzystania

CELOWOŚĆ REJESTRACJI CZASU PRACY

W 22 numerze Personelu z listopada 2001 w rubryce "Kadry w sieci" zwrócono uwagę na dyskusję jaka toczy się na listach KADRY i HRM-PL dotyczącą sposobów rejestracji czasu pracy. Temat wydaje się ciekawy i coraz bardziej aktualny. Dość prostą i jak wynika z głosów dyskutantów popularną formą prowadzenia rejestracji czasu pracy jest wypełnianie przez pracownika raz w miesiącu odpowiednio przygotowanej tabelki. Ma ona postać kalendarza, gdzie pod poszczególnymi datami pracownik wpisuje ile godzin przepracował, czy był w delegacji, czy był chory, czy miał urlop, itp. Informacje te pracownik przedstawia do akceptacji swojemu kierownikowi. Zaletą tej formy rejestracji czasu pracy jest przede wszystkim jej prostota i możliwość wdrożenia w każdym przedsiębiorstwie. Jej podstawową wadą jest natomiast niemożność efektywnego wykorzystania zgromadzonych informacji.

Załóżmy, że mamy w firmie 100 pracowników, z których każdy co miesiąc wypełnia kartę pracy. Po roku firma dysponuje 100*12= 1200 kartami pracy. Owa sterta papierów jest praktycznie bezużyteczna, bowiem nie jest możliwa ręczna analiza zarejestrowanych tam informacji. W epoce komputerów pierwszym narzucającym się rozwiązaniem jest zlecenie procesu analizy maszynom. Jednak by możliwa była komputerowa analiza, konieczna jest elektroniczna postać danych.

Na rynku istnieje obecnie wiele firm oferujących pełen zestaw usług pozwalających na sprawną elektroniczną ewidencję czasu pracy. Od strony technicznej firmy te proponują montaż czytników kart magnetycznych lub chipowych będących identyfikatorami pracowników. W ten sposób zbierane dane, kontrolujące wejścia i wyjścia pracowników, przekazywane mogą być do odpowiednich modułów kadrowo-płacowych i podlegać dalszej analizie.

Elektroniczny system kontroli godzin pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy z pewnością znacznie ułatwia i usprawnia ewidencję.

W dowolnej chwili możliwe jest wygenerowanie interesujących pracodawcę raportów: zbiorczych lub indywidualnych z miesięcznym, rocznym lub jeszcze innym zestawieniem godzin przepracowanych przez pracowników.

Jednak czy w dzisiejszych czasach dla pracodawców wystarczająca jest zwykła kontrola czasu pracy? Większość obecnych pracodawców bardziej będzie zainteresowana nie samym faktem przebywania podwładnego w zakładzie pracy, ale tym, co on w tym czasie robi. Godziny pracy stają się coraz bardziej elastyczne, zadaniem pracownika nie jest przychodzenie i bycie w pracy w czasie od - do, ale sprawne i dobre jakościowo wykonanie konkretnych robót. Stąd też bardziej przydatnym narzędziem, głównie w celu poprawy efektywności działalności firmy może okazać się prowadzenie ewidencji czasu pracy z jednoczesną rejestracją zadań wykonywanych w tym czasie. Czysta kontrola czasu pracy oprócz tego, że jest wymogiem formalnym, jest jedynie procesem służącym zmniejszeniu liczby spóźnień i nieobecności. Powiązanie z rejestracją wykonywanych czynności umożliwi analizę kosztów zadań realizowanych w firmie. Oszczędności możliwe będą dzięki wyeliminowaniu, ograniczeniu lub przynajmniej zracjonalizowaniu czynności generujących duże koszty. Dokładne dane na temat kosztów poszczególnych projektów realizowanych w firmie są niezbędną wiedzą umożliwiającą opracowanie optymalnych planów przyszłościowych dla firmy, zdefiniowanie słabych i mocnych jej stron oraz przedsięwzięcie działań reorganizacyjnych lub naprawczych.

ELEKTRONICZNA KARTA PRACY Z EWIDENCJĄ WYKONYWANYCH ZADAŃ

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie Czytelnikom funkcji przykładowego programu komputerowego służącego do rejestracji czasu pracy spędzonego na wykonaniu konkretnych zadań oraz omówienie możliwości wieloaspektowej analizy zgromadzonych danych. Moc elektronicznego formularza do zapisu czasu pracy, którego struktura może być identyczna jak struktura tabelki na kartce papieru, polega na odpowiednim zapisie danych do poszczególnych tabel bazy danych. Kluczowe znaczenie ma architektura i projekt tabel, które muszą umożliwiać zadawanie dowolnych zapytań do bazy w celu "wyciągnięcia" interesujących użytkownika informacji.

Zaprezentowany poniżej program opracowany został na potrzeby własne w jednej ze szczecińskich firm geodezyjnych. Jak już wspomniano celem rejestracji czasu pracy oprócz standardowej ewidencji urlopów, delegacji i nieobecności personelu jest uzyskanie możliwości analizy kosztów według realizowanych zadań.

Program napisany został w Visual Basic'u i pracuje w dowolnym środowisku Windowsa tj. Windows 95, 98, Me, 2000 i NT. Wymaga jedynie około 7 MB wolnego miejsca na dysku. Program korzysta z zaprojektowanej w MS Access bazy danych, przy czym nie jest konieczne posiadanie zainstalowanego na komputerze Accessa. Podstawowe tabele w bazie zawierają informacje o:

• pracownikach zatrudnionych w firmie (dane osobowe, data zatrudnienia, stanowisko, adres, dane kontaktowe, itp.)
• projektach realizowanych w firmie (numer, nazwa, księga robót, cena, data rozpoczęcia, zakończenia, opis, itp.)
• czynnościach wykonywanych w ramach realizacji poszczególnych projektów (w omawianej firmie są to np. przygotowywanie ofert, kontakty z klientem, digitalizacja map, poprawa błędów, wektoryzacja, kalibracja, plotowanie, pomiar, redakcja map, urlop, zwolnienie, itp.)

Dodatkowo do bazy wprowadzone są dane o:

• systemach pracy obowiązujących poszczególnych pracowników, ustalonych zgodnie z wewnętrznym regulaminem firmy. Na przykład w systemie A pracuje się przez pięć dni w tygodniu po 8,2 h; w systemie B przez cztery dni w tygodniu 8 godzin a pozostałe dwa dni 9 godzin, w systemie C codziennie 6 godzin jeśli jest to praca w nocy, itp.
• stałych wynagrodzeniach pracowników
• fakturach dotyczących poszczególnych projektów
• kilka innych informacji pozwalających efektywniej wykorzystać program, jednak nie związanych bezpośrednio z rejestracją czasu pracy i zadań.

Ponieważ pracownicy w omawianej firmie pracują przy komputerach to na bieżąco (tj. po zakończeniu jednej, a przed rozpoczęciem kolejnej czynności) wpisują informacje o wykonanym właśnie zadaniu do bazy danych. Służy do tego następujący formularz:

Rys. 1. Rejestracja czasu pracy

Po wciśnięciu przycisku "Dodaj" (rys. 1) wyświetla się okienko (rys. 2) pozwalające na wybór projektu, wskazanie czynności, określenie czasu wykonywania tej czynności oraz dodanie dodatkowego opisu czynności. Standardowo ustawiana jest bieżąca data, którą oczywiście pracownik może zmienić, jeśli wprowadza zaległe dane np. za ubiegły dzień.

Rys. 2. Wprowadzanie wykonanej czynności

Zapisane informacje można edytować i dokonać zmian jeżeli podczas wprowadzania popełniono błąd (przycisk "zmień" na rys. 1). Można również usunąć cały zapis (przycisk "usuń" na rys. 1). Kliknięcie przycisku "wiadomości" (rys. 1) powoduje wyświetlenie dni z ostatnich dwóch tygodni, w których liczba przepracowanych godzin nie zgadza się z wymaganym w danym dniu czasem pracy. Dodatkowo dni takie oznaczane są kolorem czerwonym (na rysunku 1 widać, że Jan Kowalski 12.11 2001 przepracował jedynie 6 zamiast 8 godzin). Dni wolne od pracy oznaczone są kolorem niebieskim. Pracownicy mają dostęp jedynie do swoich danych, natomiast administrator, którym może być na przykład każdy z kierowników projektów ma możliwość przejrzenia danych wszystkich pracowników. Administrator jest również osobą, która ma prawo do definiowania i wprowadzania do bazy nazw czynności realizowanych w ramach danego projektu. Każdy projekt może składać się z podprojektów, w ramach których wykonywane są różne zadania.

ANALIZA EWIDENCJONOWANYCH DANYCH

Istota komputerowej rejestracji danych sprowadza się do uzyskania niezwykle cennej możliwości ich wielopłaszczyznowej analizy. Szybkość oraz dowolna forma sporządzania raportów, czyli zestawień otrzymywanych po skierowaniu do bazy odpowiedniego zapytania, to podstawowe zalety i siła elektronicznej ewidencji danych.

W omawianym programie generowane są raporty pozwalające między innymi na:

• Zapoznanie się z informacjami o miesięcznych zaległościach lub nadgodzinach dla każdego pracownika - określenie różnicy między faktycznym a wymaganym czasem pracy, czyli na standardową kontrolę czasu pracy.
• Sporządzenie listy obecności pracowników za dany okres z podziałem na godziny przepracowane, nieobecności spowodowane zwolnieniem lub urlopem, pracę w nocy, itp.
• Przejrzenie historii projektu, tj. czasu spędzonego na wykonaniu poszczególnych zadań, z których składa się projekt, z podziałem na dni lub miesiące.
• Zestawienie kosztów danego projektu z podziałem na podprojekty oraz z wyszczególnieniem czasu i kosztów pracy. Koszt realizacji danego zadania w projekcie zależy od osoby, która je wykonuje, a dokładniej od jej wynagrodzenia. Koszt ten oblicza się mnożąc wynagrodzenie brutto wykonawcy przez tzn. współczynnik kosztów. Ten z kolei wyliczany jest jako iloraz sumy kosztów ogółem, pochodzącej z rachunku wyników za poprzedni okres rozliczeniowy pomniejszonej o wydatki związane z projektem, do kosztów wynagrodzeń pracowników produkcyjnych. Dzięki rejestracji w bazie informacji o wystawionych i otrzymanych fakturach związanych z realizacją danego projektu można ocenić czy i na ile był on dochodowy. Projekt uznany zostaje jako zakończony z zyskiem, gdy suma kwot z faktur wystawionych za jego realizację jest większa niż suma kosztów i wydatków związanych z jego realizacją.
• Zestawienie kosztów danego projektu z podziałem na wykonywane czynności, czyli w ujęciu zadaniowym.
• Zestawienie kosztów danego projektu z podziałem na osoby pracujące przy projekcie, czyli w ujęciu osobowym.
• Zestawienie kosztów wybranego lub wszystkich realizowanych projektów w ujęciu czasowym tj. z podziałem na poszczególne miesiące.
• Zestawienie wszystkich czynności wykonanych w danym dniu z wyszczególnieniem osób i czasu wykonania, tzw. zestawienia dzienne.
• Zestawienie pracowników z wyszczególnieniem czasu, jaki poświęcili na wykonywanie poszczególnych czynności według projektów i/lub z podziałem na miesiące.

W zależności od potrzeb firmy możliwe jest opracowanie wielu innych raportów, zawierających dane w takiej formie i ujęciu, w jakim życzy sobie pracodawca.

ZALETY I KORZYŚCI KOMPUTEROWEJ EWIDENCJI CZASU PRACY I ZADAŃ

Program, o którym mowa cały czas może być aktywny i pracować w tle. Przejście do niego i wpisanie informacji o zakończonej właśnie czynności zajmie niecałą minutę. Przy założeniu, że jeden pracownik wykonuje średnio 3-4 czynności dziennie, wypełnienie elektronicznej karty pracy zajmuje mu około 60 - 80 minut miesięcznie (3-4 czynności * 1 minuta * 20 dni roboczych). Może to się wydawać dużo, jednak wypełnienie tradycyjnej, tj. papierowej karty pracy jest jedynie od 20% do 40% szybsze, a jakość danych jest diametralnie różna. Poza tym komputerowa rejestracja czasu pracy dzięki automatycznej kontroli poprawności formalnej wprowadzanych danych (tj. np. czas pracy w danym dniu nie może być większy niż liczba godzin w ciągu doby; w przypadku wprowadzenia w danym dniu kilku czynności wykonanych w czasie zmiany nocnej i kilku w czasie dnia pojawia się ostrzeżenie, czy aby na pewno są to poprawne dane), minimalizuje ryzyko popełnienia błędów technicznych podczas wpisu danych. Poza tym pracownik ma z góry określone nazewnictwo czynności i nazwy projektów, które wybiera z listy rozwijanej, a nie wpisuje samodzielnie. Nie tylko przyspiesza to wypełnianie karty pracy, ale też zapewnia jednolitość i integralność danych.

Przedstawiany program funkcjonuje w szczecińskiej firmie zaledwie od pół roku, a już teraz oszacować można korzyści jakie odnosi firma po jego wdrożeniu. Zalety komputerowej ewidencji czasu pracy i sposobów jego wykorzystania są następujące:

• Kierownicy projektów na bieżąco informowani są o kosztach projektu, którym kierują. Wcześniej rezygnowali z wielu istotnych informacji, ze względu na czasochłonność ich uzyskania. Teraz w każdej chwili istnieje możliwość dokładanego obliczenia godzin spędzonych na wykonaniu określonego projektu z podziałem na poszczególne czynności.
• Przygotowanie raportów dotyczących kosztów odbywa się błyskawicznie i w wielu przekrojach (np. wg czasu, projektów, osób, czynności).
• Dzięki informacjom o kosztach związanych z poszczególnymi projektami firma była w stanie ustalić typy projektów wysoko-, średnio- i małoopłacalnych.
• Bieżąca rejestracja czasu pracy każdego pracownika połączona z możliwością przeliczania na koszty pozwala kontrolować koszty dużej ilości drobnych czynności i zanalizować celowość ich wykonywania. Widoczne stały się też czynności generujące duże koszty.
• W związku z tym, że każda godzina pracownika przeliczana jest na pieniądze, firma jest w stanie precyzyjnie oszacować opłacalność zakupu lub stworzenia narzędzia bądź programu przyspieszającego pracę, zwłaszcza przy robotach pracochłonnych.
• Rejestracja czasu pracy poświęconego na wykonanie zadań w powiązaniu z prowadzonym przez firmę pomiarem ilości faktycznie wykonanej pracy umożliwiła obliczanie wydajność poszczególnych pracowników, a także określenie ich predyspozycji co do wykonywania zadań (jeden z pracowników może okazać się dużo bardziej wydajny niż pozostali przy określonym rodzaju zadań i mniej wydajny przy innych zadaniach). Szczegółowe informacje na temat wydajności pracowników pozwalają na lepsze ich motywowanie oraz są podstawą do zróżnicowania płac.

Jak widać dane na temat czasu pracy i sposobu jego wykorzystania są przydatne przy obliczaniu wielu innych istotnych dla działalności firmy współczynników. Skomputeryzowany system zarządzania firmą jest w stanie efektywnie wykorzystywać tego rodzaju dane w pozostałych modułach.

Celem artykułu było zwrócenie uwagi jak mało potrzeba by, po wzbogaceniu standardowej ewidencji czasu pracy o rejestrację wykonywanych w tym czasie zadań, otrzymać o wiele bardziej wartościowe i przydatne dane. Ewidencja czasu pracy i jego wykorzystania w powiązaniu z pomiarem ilości wykonanej pracy pozwala na ocenę wydajności pracowników, w powiązaniu z ewidencją płac pozwala na ocenę kosztów, a dodatkowe powiązanie z ewidencją faktur na ocenę rentowności realizowanych projektów. Jednym słowem pracodawca otrzymuje informacje, na bazie których jest w stanie podejmować optymalne decyzje służące redukcji kosztów i tym samym prowadzące do wzrostu efektywności firmy.

[ Wróć do poprzedniej strony ]